Op onze site staan ontzettend veel –en hele nuttige– handreikingen over alle onderwerpen onder de medezeggenschapszon. Rechten en plichten, begrotingscycli, overlegvergaderingen, en noem maar op. Allemaal heel handig voor beginnende (en gevorderde) raadsleden. Toch is het ook heel belangrijk dat jullie zelf een overdrachtsdocument schrijven voor jullie opvolgers.
In zo’n inwerkdocument leg je namelijk uit hoe júllie raad functioneert. Hoe zien die rechten en plichten eruit in de praktijk? Wat voor vergaderingen moet een nieuw raadslid allemaal bijwonen? En wie zijn al die mensen in zo’n vergadering eigenlijk?
In dit document lopen we kort door de basiselementen van een overdrachtsdocument heen. Maar denk zelf ook eens goed na wat jullie nog meer belangrijk vinden om over te dragen. Jullie kennen jullie eigen raad en instelling namelijk het beste. Hierbij kan het helpen om jezelf de vraag te stellen: ‘wat jij had willen weten voordat je aan je raadsavontuur begon?’
Inleiding
De inleiding is een soort brief die je schrijft aan je opvolgers. Denk dus vooral na wat jij ze wil meegeven!
Leg in ieder geval de functie van het inwerkdocument uit. Ook is het handig om af te sluiten met contactgegevens van één of meer oud-raadsleden bij wie ze (ook later in het jaar) terechtkunnen met vragen.
Lijst van soorten vergaderingen
Als nieuw raadslid wordt jouw aanwezigheid gevraagd bij allerlei vergaderingen, die vaak allemaal ook weer hun eigen afkorting hebben.
Maak daarom een lijst van de verschillende vergaderingen waar nieuwe raadsleden vanaf moeten weten, en noem daarbij in ieder geval:
- Wie er allemaal aanwezig zijn/verwacht worden bij de vergadering
- De frequentie van de vergadering, en wie verantwoordelijk is voor het inplannen
- Het doel/mandaat van de vergadering: welke thema’s worden er besproken? En wat voor besluiten worden er eventueel genomen?
Interne structuur van de raad & functies
Om goed voorbereid een raadsjaar in te gaan, is het natuurlijk heel belangrijk om te weten hoe de raad eigenlijk in elkaar zit. Sta daarom in het overgangsdocument stil bij de structuur van jullie raad. De interne organisatie omvat bijvoorbeeld de volgende aspecten:
- Functies
- Welke functies bestaan er in de raad? En welke verantwoordelijkheden horen bij die functies?
- Commissies
- Werkt de raad met commissies? Zo ja, welke?
- Hoe zit het lidmaatschap van zo’n commissie eruit? Is het handig om bepaalde voorkennis te hebben om in een commissie zitting te nemen?
- Portefeuilles
- Maakt de raad een aparte portefeuilleverdeling?
- Welke portefeuilles zijn er? Hoe start je een nieuwe?
Wie is wie/smoelenboek
Als nieuw raadslid ontmoet je in korte tijd een heleboel nieuwe mensen en het is soms lastig te onthouden wie waarvoor verantwoordelijk is, of welke functie heeft.
Maak daarom voor je opvolgers een lijst met ‘belangrijke’ mensen. Denk hierbij aan bestuursleden, maar ook beleidsmedewerkers, roostermakers, docenten en anderen met wie ze in aanraking (kunnen) komen.
Omschrijf in ieder geval hun functies, met hun e-mailadres en de portefeuilles waar ze kennis over hebben en de raad bij zouden kunnen helpen.
Vaak hebben instellingen ook een organogram waarin overzichtelijk te zien is welke (bestuurlijke) organen er zijn, en hoe die zich tot elkaar verhouden. Vraag deze eventueel op en voeg hem toe!
Lopende dossiers
Veel dossiers lopen over twee of meer raadsjaren. Het is belangrijk om de status hiervan, en de bijbehorende raadsstrategie, goed door te geven aan de volgende raad.
Dossiers die vaak over de zomer heen gaan, zijn:
- De begroting (kaderbrief in het voorjaar, begroting in het najaar)
- Selectieprocedures voor numerus fixus-opleidingen
- Strategisch plan/onderwijsagenda
Maar ook andere thema’s en projecten (sommige specifiek aan jouw instelling) kunnen meerdere jaren omvatten. Ook projecten of onderzoeken die jullie zelf misschien gestart zijn vallen hieronder. Zorg er ook voor dat je opvolgers weten waar deze informatie te vinden is (archief, drive, cloud, etc.).
Jaarplanning
Alle informatie uit het inwerktraject is soms overweldigend, en kan zeker abstract zijn. Maak daarom voor je opvolgers een opzet voor een jaarplanning. In de jaarplanning geef je aan wanneer bepaalde vergaderingen (ongeveer) plaatsvinden, maar ook wanneer grote thema’s (kaderbrief, begroting, OER) besproken worden en wanneer je dan ongeveer begint met het voorbereiden van die dossiers.
Door een overdrachtsdocument te schrijven waar in ieder geval bovengenoemde onderwerpen aan bod komen, bereid je jouw opvolgers zo goed mogelijk voor op het overnemen van het stokje. Veel schrijfsucces!