Een medezeggenschapper leert tijdens diens termijn een hoop over het reilen en zeilen van de instelling en de medezeggenschap, en wordt zo alleen maar beter in diens werk. Een sterke medezeggenschap begint en eindigt met de mensen die het uitvoeren.
Toch houdt elke termijn eens op; vaak zijn er elk jaar nieuwe verkiezingen waarna een hele nieuwe lichting het roer overneemt. Zij nemen nieuw enthousiasme en nieuwe perspectieven mee, maar als je niet oppast verlies je tegelijkertijd een hele hoop kennis, ervaring en contacten. Een goede overdracht is cruciaal voor het behoud van kennis en de mogelijkheid voor de raad om meerjarige trajecten te controleren.
Er is nogal wat gemoeid bij een goede overdracht; het is hét moment om nieuwe raadsleden zowel de procedurele als inhoudelijke kennis te geven die ze nodig hebben om hun rol binnen de instelling te pakken. Ook ontmoeten raadsleden vaak de sleutelpersonen binnen (en buiten) de instelling tijdens de overdracht.
Deze pagina zal een groot deel van de mogelijke onderwerpen om te behandelen tijdens een overdracht bespreken. We proberen je handvatten te geven om na te denken over welke onderdelen relevant zijn voor jouw instelling, en hoe je die onderdelen in kan richten.
Deze pagina gaat niet over het schrijven van een inwerkdocument, (zo’n document wordt vaak gebruikt om een hoop informatie over te brengen aan aankomende raadsleden) daar hebben we een aparte pagina voor. Een goed archief is óók cruciaal voor een sterke medezeggenschap, daar hebben we een hele aparte pagina over die hier te vinden is.
De inhoud
De inhoud van de overdracht verschilt uiteraard per instelling. We zullen een aantal veel behandelde onderwerpen bespreken. Dit doen we heel ruw op de volgorde dat deze onderwerpen vaak behandeld worden.
Rechten en plichten van de Medezeggenschap
Het is belangrijk dat medezeggenschappers weten uit welke wetgeving hun rechten en plichten voortvloeien. Een goed beginpunt kan onze pagina over de Medezeggenschapsstructuren en -rechten zijn.
Vergadercyclussen en overlegvergaderingen
Medezeggenschapswerk draait in de basis om overleg met de bestuurder, dat gebeurt op overlegvergaderingen. Deze vergaderingen zijn vaak onderdeel van vergadercyclussen waar bijvoorbeeld ook de interne beraden en achterban-beraden bij horen. Hoe dit op jouw instelling er precies aan toe gaat is belangrijk over te brengen. We hebben een pagina over overlegvergaderingen die je op weg kan helpen.
Interne structuur van de raad
Naast weten wat de raad doet, is het ook belangrijk om te weten hoe zij intern georganiseerd is. Hier bespreek je eventueel aan de hand van een huishoudelijk reglement hoe de raad haar werk verdeelt onder commissies en portefeuilles. Ook wordt de rol van de voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester en eventuele andere posities uitgelegd.
Verdelen van de interne posities
Soms worden de posities direct na de verkiezingen verdeeld, op veel instellingen worden deze posities pas verdeeld nadat de nieuwe raadsleden meer inhoudelijke kennis hebben over medezeggenschap en de interne organisatie van de raad. Bij het verdelen van de posities is het belangrijk dat er echt de tijd voor genomen wordt en de stemming gesloten is. Ook is het wenselijk om het proces te laten begeleiden door iemand met kennis over de raad en haar functioneren, maar géén huidige relatie met de raad. Een oud-raadslid waar alle partijen het over eens zijn is vaak een goede optie.
Inhoudelijke, portefeuille/positie-specifieke overdrachten
Nadat de rollen verdeeld zijn gaan de nieuwe raadsleden vaak met hun voorganger aan de slag om een portefeuille- en/of positie-specifieke overdracht te doen. Voor de voorzitter gaat dit bijvoorbeeld onder andere over het voorzitten van vergaderingen en hoe het contact met de bestuurder doorgaans verloopt. Ook is het wenselijk om samen de relevante sleutelpersonen in- en buiten de instelling te ontmoeten. Zo kan een portefeuillehouder onderwijskwaliteit met de beleidsmedewerker onderwijskwaliteit in gesprek.
Sleutelpersonen binnen de instelling
Er zullen een aantal sleutelpersonen zijn die voor de hele raad relevant zijn om te ontmoeten. De bestuurder past in ieder geval in dit rijtje, maar ook hoofden van bepaalde afdelingen, belangrijke, hooggeplaatste functionarissen zouden hier relevant kunnen zijn. Soms wordt dit rondje pas in de nieuwe ambtstermijn gedaan. Denk verder ook na wie er verder handig zouden zijn om te ontmoeten.
Algemene trainingen
Naast sessies gericht op het versterken van de inhoudelijke kennis van nieuwe raadsleden kan het wenselijk zijn om algemene trainingen over samenwerken binnen een raad te geven. Populaire onderwerpen zijn vergadertechnieken, werken met Outlook en/of andere IT-systemen en een training werken met meningsverschillen.
Lopende dossiers
Het gebeurt vaak dat een raad aan een dossier begint, welke diens opvolgers af moeten maken. Dit kom je in ieder geval tegen met de kadernota/kaderbrief in het voorjaar en de begroting in het najaar, maar ook selectieprocedures voor Numerus Fixus-opleidingen lopen vaak over het zomerreces heen. Het is overigens erg belangrijk om hier goede afspraken over te maken met je bestuurder. Medezeggenschap is gemiddeld genomen zwakker in het begin van de raadstermijn, vertragen is dus een bekende strategie van bestuurders om een dossier door te drukken.
Een goed archief speelt een grote rol in het beheersen van deze doorlopende dossiers, maar een sessie met relevante raadsleden om in de stof te duiken is vaak ook zeer effectief.
De overdracht
Maak tijdens de overdracht al duidelijk hoe belangrijk het is om óók vólgend jaar weer een sterke overdracht neer te zetten. Leg uit dat de voorbereidingen hiervoor al heel vroeg beginnen en laat ook hier een handleiding over achter in het archief.
Onderlinge sfeer en samenwerking
Raadsleden die weten hoe ze elkaar goed van feedback kunnen voorzien, die rekening kunnen houden met elkaars sterke en zwakke punten en het goed met elkaar kunnen vinden, zullen meer uit hun raadsjaar kunnen halen. Een goede sfeer voorkomt dat een raad in een negatieve spiraal belandt waardoor mensen vroegtijdig kunnen uitvallen, naast dat het een raadsjaar natuurlijker leuker en effectiever maakt!
Prioriteren
Het is vaak zo dat je tijdens het inwerken keuzes moet maken in welke onderwerpen je wel en niet uitgebreid behandelt. Naast dat je beperkingen kent in de tijd, moet je ook rekening houden met het concentratievermogen van je opvolgers. Als je in een te korte tijd, te veel informatie overbrengt dan is de kans groot dat niet alles even goed blijft hangen. Het is belangrijk om bewust om te gaan met de keuzes die je hierop maakt. Houdt bij het maken van deze keuze in elk geval de volgende drie punten in gedachte:
- Hoe belangrijk is dit onderwerp?
- Hoe snel gaan ze deze kennis nodig hebben? Als de raad pas over een half jaar iets met dit onderwerp moet, dan is de kans groter dat ze tegen die tijd weer dingen zijn vergeten.
- Hebben ze de aanwezigheid van de oude raad nodig om deze kennis op te doen? Zo niet kan je overwegen om deze onderwerpen pas in het nieuwe jaar te doen a.d.h.v. trainingen, een archief, of het
Zoals we eerder al zeiden ligt de kracht van een medezeggenschapsraad heel sterk aan de mensen die op dat moment zitting nemen. Dat er altijd sterkere, en minder sterke jaren zullen zijn is een feit, maar een goede overdracht kan wonderen verrichten. Een goede overdracht stelt de nieuwe raad in staat om een vliegende start te maken, zonder eerst een hoop basale dingen te moeten leren en ontdekken. Verder kan het al enorm helpen als oud-raadsleden bereikbaar blijven voor vragen en advies.
In het vormgeven van een overdracht is het ten alle tijden belangrijk om jouw instelling in het achterhoofd te houden. Wat elders heel relevant is om te bespreken is dat bij jou misschien niet, en vice versa. Waar op de ene instelling maanden tussen de verkiezingen en het zomerreces zit is dat op een andere instellingen maar enkele weken. Pas je overdracht hierop aan!