Veel medezeggenschapsorganen werken met commissies, een soort onderverdeling van de raad die zich op een type dossier focust. Dit is enorm handig, een medezeggenschapper is over het algemeen erg druk, en als alle inhoudelijke dossiers ook nog eens plenair voorbereid moeten worden wordt het vaak al helemaal onhoudbaar. Ook is het een manier om kennis en expertise per type onderwerp te bundelen op een geformaliseerde wijze. Toch kunnen commissies nog best complex zijn, hoe hoort een commissie zich te verhouden tot de raad als geheel (het interne overleg)? Wat als de commissie een andere mening heeft dan het interne overleg? Kan een commissie nog verder onderverdeeld worden (in subcommissies bijvoorbeeld)? En welke reglementen bepalen überhaupt of er wel of niet met commissies gewerkt worden? Deze vragen behandelen we in deze handreiking. De inhoud van commissiewerk, en de rol daarvan in het bereiken van de raadsmening gaan we dieper op in de handreiking raadsmening en vergadercyclussen.
Het is belangrijk te beseffen dat niet elk medezeggenschapsorgaan met commissies werkt, en dat dit zeker in kleinere of minder drukke raden/opleidingscommissies ook niet nodig is. Soms wordt er (ook) gewerkt met inhoudelijke portefeuillehouders, die vervullen dan de voorbereidingsrol die een commissie anders zou hebben. Als dit voor jou het geval is zal deze handreiking niet altijd direct toepasbaar zijn, maar de principes zijn nog steeds handig om te begrijpen!
Wat is een commissie?
Een commissie is een geformaliseerde groep van raadsleden die zich op een type dossier focust. Veelvoorkomende commissies zijn de:
- Commissie Financiële zaken, die zich met de begrotingscyclus en alle bijbehorende dossiers bezighoudt,
- Commissie Onderwijs, die zich met onderwijsbeleid-gerelateerde zaken zoals de OER en selectie- en toelatingsprocedures bezighoudt,
- Commissie Juridische Zaken, die zich met zaken van juridische aard zoals het medezeggenschapsreglement, bestuurs- en beheersreglement, het huishoudelijk reglement etc. bezighoudt,
- Commissie Faciliteiten, die zich met campus gerelateerde zaken als huisvesting bezighoudt.
Dit is absoluut geen compleet lijstje, sommige raden werken met maar een handvol commissies, anderen hebben er wel meer dan tien, weer anderen gebruiken er geen. Sommige raden kiezen ervoor om maar een paar commissies in te stellen, maar die weer onder te verdelen in portefeuilles. Uiteindelijk is het punt van een commissie om taakverdelingen te formaliseren en expertise te bundelen. Welke vorm daar precies voor gebruikt wordt is dan niet zo belangrijk. Het zal ook niet altijd duidelijk zijn welk dossier bij welke commissie hoort. Misschien past het bij meer dan één commissie, of heb je expertise van beide commissies nodig. Dan werken ze samen.
Of er commissies gebruikt worden, hoe die functioneren, en welk type dossiers bij welke commissie hoort wordt formeel beschreven in het huishoudelijk reglement van de desbetreffende raad. In ditzelfde huishoudelijk reglement wordt als het goed is ook beschreven hoe bepaald wordt wie in welke commissie terecht komt. Vaak wordt dit gewoon aan het begin van de ambtstermijn bepaald op basis van motivatie, expertise en bezetting. Ook is het belangrijk te weten hoe er een nieuwe (tijdelijke) commissie ingesteld kan worden. Het kan namelijk zo zijn dat je tijdens de ambtsperiode een dossier tegenkomt die niet goed past bij de bestaande commissies. Voor een permanente nieuwe commissie moet het huishoudelijk reglement misschien gewijzigd worden, voor een tijdelijke commissie misschien niet. Zorg ervoor dat je weet wat het huishoudelijk reglement hierover te zeggen heeft, en overweeg er iets over toe te voegen als er niets over in staat.
Hoe verhoudt een commissie zich tot de gehele raad?
Een commissie is dus een onderverdeling van de raad. Zoals we ook in de handreiking raadsmening en vergadercyclussen hebben gezien is de commissie vooral belast met het voorbereiden van dossiers en het vormen van een soort advies voor het interne overleg. De gehele raad besluit daar wat de raadsmening is, en dus wat de raad zal uitdragen. Vaak is het dan weer aan de commissie om een brief op te stellen voor de bestuurder die na goedkeuring van de interne vergadering naar de bestuurder gaat. Daarin worden de raadsmening en de eisen van de raad uiteenzet. Ook bereid de commissie agendapunten op de overlegvergadering voor. Op de overlegvergadering neemt vaak de commissievoorzitter, of het meest betrokken commissielid, het woord tijdens dat agendapunt. Na het proces van dossierbehandeling neemt de commissie het weer over, en ronden zij af wat er afgerond moet worden. Ze voeren bijvoorbeeld afrondende gesprekken met de betrokken beleidsmedewerkers, denken mee met de volgende stappen van het dossier, en monitoren de implementatie van toezeggingen van de bestuurder.
We zien dus een samenwerkingsrelatie tussen de commissie en de raad. De commissie bereidt stukken voor, doet onderzoek, vormt een soort ‘expertadvies’ voor de gehele raad, en rapporteert tijdens het interne overleg aan de rest van de raad. De raad heeft de commissie dus nodig. Maar andersom is hetzelfde waar: op cruciale momenten in het commissiewerk heeft de commissie weer een raadsmening nodig van het interne overleg. De commissie kan niet al een brief voor de bestuurder gaan schrijven als ze nog niet weten welke mening daarin moet staan.
Maar, wat als de commissie een bepaalde mening heeft na het commissiewerk, maar de algehele raad is het daar niet mee eens? De commissie heeft toch juist de experts? Dit is natuurlijk een interessante situatie. Expertise of niet, alle raadsleden hebben per definitie het recht om de raadsmening mede te bepalen. Als het commissieadvies dus niet overgenomen wordt is hier vaak een goede reden voor. Het is dan aan de commissie om te proberen de raad alsnog te overtuigen, en zich daarna eventueel te schikken naar het oordeel van de raad.