Brieven schrijven

Medewerkers en studenten hebben via de medezeggenschap invloed op onderdelen van het beleid van hun instelling. De medezeggenschap spreekt met bestuurders over allerlei onderwerpen, en probeert in die gesprekken haar stempel op de instelling te drukken. Dit doet de medezeggenschap voornamelijk door het uitoefenen van haar instemmings-, advies-, informatie-, en initiatiefrecht, belangrijke rechten die de medezeggenschap in staat stelt om (in meer of mindere mate) invloed uit te oefenen op de besluiten van de bestuurder. Maar hoe werkt dit in de praktijk? Het is niet zo dat de bestuurder zomaar weet wat de medezeggenschap wil, en hoe. Een groot onderdeel hiervan zijn de overlegvergaderingen (lees er hier meer over), maar daar kan ook niet alles gecommuniceerd worden. Bovendien is het voor de medezeggenschap handig als bestuurders zich ook goed kunnen voorbereiden op de vergadering. Een verstandig bestuurder zal in de regel namelijk zelden instemmen met een voorstel waar zij zich niet in hebben kunnen verdiepen. In de praktijk wordt er daarom op vrijwel alle instellingen met brieven gewerkt. Hoewel dit niet wettelijk verplicht is, is het voor zowel bestuurder als medezeggenschap een handige manier om te werken.

In deze handreiking nemen we je mee door alles wat er te weten valt over brieven schrijven. We leggen eerst kort uit waarom het aan te raden is om met brieven te werken om met de bestuurder te communiceren in de medezeggenschap. We behandelen de soorten brieven die je kan verwachten te sturen en ontvangen. Daarna gaan we in op hoe een goede brief er ongeveer uit ziet. We ronden af met advies over hoe je het werken met brieven optimaal kan benutten en een aantal voorbeelden van brieven.

Waarom brieven?

Brieven zijn, samen met overlegvergaderingen, de meest gebruikte manier waarop de medezeggenschap (officieel) contact heeft met de bestuurder en andersom. Het is een manier om op een precieze manier informatie te delen, wensen te communiceren, en vragen te stellen. Het is ook dé manier waarop de medezeggenschap instemming verleent of weerhoudt, positief of negatief adviseert, en initiatieven inbrengt. Naast het feit dat brieven vaak erg praktisch zijn is het soms ook wettelijk verplicht om ze te gebruiken, zoals het geval is als ondernemingsraden een initiatiefvoorstel doen.

Brieven gebruik je vaak in combinatie met een overlegvergadering. In een brief schrijf je eerst op wat je als raad of commissie precies wilt en waarom. Dan kunnen jullie tijdens de overlegvergadering meteen op de inhoud ingaan. Hoe dat precies gaat is vaak afhankelijk van de rechten die je op het betreffende dossier hebt. Verderop in deze handreiking gaan we dieper in op hoe dat per recht kan verlopen.

Het is op dit moment ook belangrijk om te benoemen dat brieven niet overal gebruikt worden. Soms is dit omdat het minder belangrijk is, zoals op het opleidingsniveau vaak het geval is. Maar soms is dit ook omdat de bestuurder een stuk beleid ‘snel door de medezeggenschap wil halen’. Dan wordt de medezeggenschap bijvoorbeeld aangespoord om ‘alvast haar instemming te verlenen’ tíjdens een overlegvergadering. Behoud als medezeggenschap altijd het recht om er nog even over na te denken, en een goede verwoording (hieronder meer hierover) te vinden in een brief. Laat je niet in een hoek drijven!

Wat voor brieven?

De brieven die de medezeggenschap stuurt kunnen verschillende functies hebben, afhankelijk van het dossier waar ze bij horen, het doel wat de medezeggenschap voor ogen heeft, en het standpunt van de bestuurder. Daarbij stuurt de medezeggenschap niet alleen brieven, ze krijgt ze ook (van de bestuurder). In dit stukje gaan we verder in op de types brieven die je kan verwachten te versturen en ontvangen. We gaan niet verder in op de details van dossierbehandeling, daar hebben we een aparte handreiking voor.

Je kan een dossier zien als een onderwerp waar de medezeggenschap en de bestuurder over in gesprek zijn. Op zowel het opleidingsniveau als het decentrale (facultaire/academie) niveau is de OER bijvoorbeeld een belangrijk dossier. Op het centrale (universitaire/hogeschool) niveau is de instellingsbegroting bijvoorbeeld een dossier. Er zijn eigenlijk maar vier soorten dossiers:

1. Het instemmingsdossier: een onderwerp waar de medezeggenschap instemmingsrecht op heeft,
2. Het adviesdossier: een onderwerp waar de medezeggenschap adviesrecht op heeft
3. Het initiatiefdossier: een onderwerp waar de medezeggenschap zelf het gesprek over start, en dus uit het initiatiefrecht vloeit.
4. Het informatiedossier: een onderwerp waar de bestuurder de medezeggenschap enkel over inlicht. Er is dan natuurlijk wel een mogelijkheid tot gebruiken van initiatiefrecht.

Brieven bij een instemmings- en adviesdossier

Bij onderwerpen waar de medezeggenschap instemmings- of adviesrecht op heeft stuurt de bestuurder de medezeggenschap een brief met een verzoek tot advies of instemming . Dit is het ‘officiële startschot’ van het dossier. Deze brief bestaat vaak uit maar een aantal onderdelen: het onderwerp (bijv. de OER), het recht wat de medezeggenschap op het dossier heeft (advies of instemming), en de gewenste reactietermijn. De echte inhoud (dat waar een uitspraak over gevraagd wordt, bijv. de OER) staat vaak in de bijlagen. Hier gaat de medezeggenschap dan mee aan de slag. Meer over hoe dat eruit kan zien vind je hier.

De medezeggenschap schrijft op haar beurt weer brieven terug. Deze zijn vaak ook aardig simpel. Als de medezeggenschap al een oordeel heeft (instemmen of niet instemmen, positief of negatief advies) staat dit oordeel erin, en wordt er vaak iets benoemd over de verwachte termijn waarop bepaalde zaken geregeld zijn. Als dit oordeel er nog niet is, zal de brief vooral vragen stellen over het dossier. Dit kunnen verduidelijkende vragen zijn (‘wat betekent artikel 7.9b in de praktijk?’), vragen naar overweging (‘waarom is er voor deze specifieke invulling gekozen?’) of wat de medezeggenschap ook maar zou willen weten!

De brieven in advies- en instemmingsdossiers kan je na het eerdergenoemde startschot zien als een gesprek. De medezeggenschap reageert op de bestuurder en vice versa. De laatste brief naar aanleiding van de aanvraag is een brief van de medezeggenschap waar ze hun laatste oordeel in delen en toelichten.

Brieven bij een initiatiefdossier

Bij onderwerpen waar de medezeggenschap het initiatiefrecht gebruikt om een voorstel te doen wordt de eerste brief door de medezeggenschap geschreven. In deze brief beschrijft de raad haar initiatief en legt ze uit waarom het een goed idee is. Meer over hoe dit goed te doen verderop.

Net zoals bij advies- en instemmingsdossiers is de voortzetting hiervan een soort gesprek: de bestuurder reageert weer op het voorstel, en aan de hand van brieven en overlegvergaderingen wordt er uiteindelijk een besluit bereikt. De laatste brief van het initiatiefdossier is vaak de brief waarin de bestuurder haar laatste oordeel deelt en toelicht. De medezeggenschap hoeft hier natuurlijk geen genoegen mee te nemen, en kan proberen het gesprek voort te zetten, en de bestuurder alsnog te overtuigen, maar zoals we weten is de bestuurder niet verplicht voorstellen voortvloeiend uit het initiatiefrecht over te nemen.

Brieven bij een informatiedossier

Bij sommige onderwerpen heeft de medezeggenschap geen formele rechten, maar is kennis van het onderwerp wel cruciaal voor het goed uitvoeren van de taken van de medezeggenschap. In dit geval moet de bestuurder deze informatie op eigen initiatief met de medezeggenschap delen (WHW art. 9.32 lid 5; WHW art. 10.19 lid 6). Dit wordt meestal met een brief gedaan, maar er mag dus voor een andere werkwijze gekozen worden. Deze brief behoeft vaak geen reactie van de medezeggenschap. Hooguit vraagt de bestuurder nog om het op de agenda van de aankomende overlegvergadering  te zetten om het dan verder toe te lichten.

Soms zijn de bestuurder en de medezeggenschap het oneens over welke informatie de medezeggenschap redelijkerwijs voor het vervullen van haar taken nodig heeft. In dat geval kan de medezeggenschap (via een brief) bepaalde informatie opvragen. Dat zien we dan als een uitoefening van het informatierecht. Deze brieven beschrijven welke informatie de medezeggenschap graag zou willen hebben, en beargumenteren waarom het ‘redelijkerwijs’ nodig zou zijn voor het uitoefenen van haar functie. Soms wordt ervoor gekozen om in deze brief te veroordelen dat deze informatie nog niet is gedeeld. Dat is je goed recht, je wil niet over je heen laten lopen, en zoals we gezien hebben moet de bestuurder alle informatie die ‘redelijkerwijs nodig is voor het uitoefenen van de functie van de medezeggenschap’ uit eigen initiatief te delen. Wel geldt: wees precies, maar blijf professioneel.

Overige brieven

Officiële communicatie tussen de medezeggenschap en de bestuurder hoeft uiteraard niet uitsluitend over instemmings-, advies-, initiatief-, of informatiedossiers te gaan. Het komt weinig voor, maar brieven buiten deze categorieën kan natuurlijk wel! De meest voorkomende vorm hiervan is de medezeggenschap die de bestuurder wil inlichten van een bepaald standpunt zonder dat daar een voorstel of eis aan verbonden is. Ook kan de medezeggenschap haar beleidsplan via een brief met de bestuurder delen.

Een goede brief

Wat maakt nou een goede brief? Er is niet één sjabloon om te volgen wanneer je door brieven met je bestuurder communiceert, maar er zijn wel een aantal overwegingen om rekening mee te houden, daar nemen we je doorheen. Aan het einde van deze handreiking geven we nog een aantal voorbeelden van hoe brieven er uit kunnen zien.

Een brief. Hoe ziet dat eruit?

Allereerst: wat is een brief nou? Het verschilt, maar het is in ieder geval een document die gearchiveerd wordt als officiële communicatie tussen de medezeggenschap en de bestuurder. Dat neemt meestal de vorm aan van .pdf-bestanden die over de mail verstuurd worden. Deze brieven krijgen vaak een nummer toegewezen, of een datum waarop ze verstuurd zijn. Dit is handig, want zo wordt de grens tussen officiële communicatie (brieven) en andere communicatie (reguliere mails met bijvoorbeeld logistieke vragen) duidelijk getrokken. Maak dus goede afspraken met je bestuurder hoe je dit regelt. Het Loket Medezeggenschap denkt graag mee, neem gerust contact op!

Eenduidig en kernachtig

Een goede brief is eenduidig, en laat weinig ruimte voor interpretatie. Het moet duidelijk zijn wat de medezeggenschap wil. Een aantal elementen zijn belangrijk om glashelder te presenteren:

• Waarom stuur je deze brief? Met welk dossier heeft het te maken?
• Als het over een instemmings- of adviesdossier gaat: verleen je wél, níet, of nóg niet instemming/positief advies? En vooral waarom?
• Wat wil je precies? En waarom?
• Als je reageert op een brief van de bestuurder: waar reageer je precies op?

Als niet duidelijk is waar de brief over gaat, en wat je precies wil bereiken is reageren ook moeilijker voor de bestuurder. Zeker als het over instemmings- of adviesdossiers gaat is het erg belangrijk om expliciet aan te geven wat (op dit moment) het standpunt van de raad is. Als je dit niet expliciet vermeldt heb je het risico dat je brief verkeerd geïnterpreteerd wordt. Weet wel: expliciet betekent niet tactloos; wees precies, maar blijf professioneel en tactisch in je verwoording.
Allerlaatst is het belangrijk om bij de kern te blijven: schrijf een brief met één doel, en laat alles in de brief daartoe dienen. Ongerelateerde punten of meningen kan je beter weglaten, of een aparte brief over schrijven.

Argumentatie

Het is belangrijk om niet alleen duidelijk uit te leggen wat je wil, maar ook waarom. Sterker nog: je moet uitleggen waarom de bestuurder dat óók moet willen! Dit laatste is zeker bij advies- en initiatiefdossiers belangrijk omdat dit geen bindende instrumenten zijn. Een goede argumentatie beschrijft waarom er iets moet veranderen aan de huidige situatie, waarom de door jullie geopperde verandering de beste manier is, en wat de bestuurder ermee wint. Sterke argumenten baseren zich bijvoorbeeld op…

• De visie van de instelling (bijv: “Deze instelling prijst zich om haar vooruitstrevende visie wat betreft duurzaamheid, eigenlijk best gek dus dat we nog papieren bekertjes gebruiken”),
• (Inter)nationale normen (bijv: “Het Europese Verdrag voor de Rechten van de Mens stelt dat iedereen recht heeft op onderwijs, en eerlijke selectieprocedures voor NF-opleidingen zijn hier erg belangrijk voor”),
• (Nationale) rapporten (bijv: “In het studentenpact opgesteld onder leiding van Marriëtte Hamer  lezen we dat dit een belangrijk aspect is in het aanpakken van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag”)
• Goede voorbeelden van andere instellingen (bijv: “Op de Haagse Hogeschool doen ze dit al een aantal jaar op deze manier, en daar zijn ze zeer tevreden”)

Hoe nu verder?

Een brief is maar een deel van de manier waarop de medezeggenschap haar functie uitoefent, een brief staat nooit op zichzelf. Beantwoord aan het einde van een brief altijd de vraag ‘hoe nu verder?’ Vaak neemt dat de vorm van een uitnodiging om dit op de overlegvergadering van dd-mm-jjjj te bespreken, maar ook als er op dit dossier na deze brief niets meer te bespreken is (als je bijvoorbeeld instemming verleent) is het wijs om even terug te blikken, en naar de toekomst te verwijzen. Denk er bijvoorbeeld aan om te benoemen hoe het proces rondom het dossier verlopen is, en dat je hoopt dat het in de toekomst net zo goed of juist anders verloopt. Je mag hier best voor een stevige verwoording kiezen (waarin je de gang van zaken veroordeelt bijvoorbeeld), je moet immers niet over je heen laten lopen! Toch geldt ook hier: wees precies, maar blijf professioneel.

Uiteindelijk is een optimale inzet van de brief, in combinatie met de overlegvergadering om je doelen te bereiken echt een vaardigheid. Het politieke spel van medezeggenschap leren spelen kost tijd, en vergt aandacht. Wij hebben handreikingen geschreven over dossierbehandeling  en overlegvergaderingen , en er zijn verschillende trainingsaanbieders  die hier trainingen over geven. Verder ondersteunt Loket Medezeggenschap je ook graag met dergelijke zaken. Toch leer je het politieke spel waar het uiteindelijk over gaat het beste spelen door ervaring. Veel succes!

Voorbeeldbrieven

We geven hieronder een aantal voorbeeldbrieven. Deze zijn verbonden aan denkbeeldige casussen, maar zouden een beeld kunnen geven bij wat we in deze handreiking besproken hebben. Voor de leesbaarheid zijn de brieven ingekort naar één A4’tje, een goede brief is beknopt, maar niet per sé kort.

Allereerst een brief vanuit een Opleidingscommissie naar de Opleidingsdirecteur over bepaalde delen van de OER. Delen van de OER heeft de Opleidingscommissie instemmingsrecht op, de rest heeft de Opleidingscommissie adviesrecht op. Deze brief gaat over het adviesrechtsdeel. Deze brief is dus een reactie op een eerdere vraag van de Opleidingsdirecteur om positief of negatief te adviseren op de OER. Wat opvalt is dat er geen argumentatie (meer) gegeven wordt, die is waarschijnlijk al in een eerdere brief gegeven. Deze brief is dus alleen afrondend (voor het dossier).