Als lid van de medezeggenschap vertegenwoordig je de mening van je collega’s en/of medestudenten. Soms betekent dat dat je opleidingsdirecteur, decaan of College van Bestuur naar jullie toekomt om advies of toestemming te vragen voor bepaalde plannen van de instelling. Soms betekent het ook dat je zelf een advies bedenkt voor je bestuurder. Omdat het (zeker voor beginnende medezeggenschappers) best overweldigend kan zijn om te hiermee aan de slag te gaan proberen we je in dit document mee te nemen door stappen die kunnen helpen in de behandeling van dossiers (onderwerpen waarover je in gesprek gaat met je bestuurder).
Een gezamenlijke mening vormen
Voordat je een mening uit kan dragen moet je eerst gezamenlijk een mening vormen, de raad spreekt namelijk in principe met één mond. Om ervoor te zorgen dat je een mening vormt waarmee je je achterban goed vertegenwoordigt en tegelijkertijd recht doet aan de praktische grenzen aan je instelling moet je goed onderzoek doen naar het dossier. Zorg dat je je ingelezen hebt op beleidsstukken, adviezen van je voorgangers en eventuele andere documenten die relevant zijn voor jouw onderwerp. We hebben een hele aparte handreiking over (het vormen van) de raadsmening. Die kan je hier vinden.
Daarnaast is het verstandig om het onderwerp te bespreken met belangrijke stakeholders. Wat vinden de andere lagen van medezeggenschap en waarom? Hoe zien beleidsmedewerkers van de universiteit dit onderwerp? En zijn er nog andere mensen die je moet spreken om te weten hoe het echt zit? Wees hier echter wel kritisch. Ook als hele capabele stakeholders een sterk onderbouwde mening geven, dan betekent dat nog niet dat je die mening zomaar over moet nemen. Als lid van de medezeggenschap behartig je immers andere belangen dan de andere stakeholders. Het is daarom helemaal niet vreemd om tot andere conclusies te komen dan anderen. Jullie zijn er ook juist om ervoor te zorgen dat bestuurders een ander perspectief mee kunnen nemen in hun beslissingen. Als je alle informatie op een rijtje hebt dan ga je als raad of commissie met elkaar praten om een gezamenlijke mening te vormen.
De gezamenlijke mening uitdragen
Wanneer je als commissie of als raad eenmaal een goed onderbouwde gezamenlijke mening hebt gevormd dan wordt het tijd om die mening uit te gaan dragen. Het kan verleidelijk zijn om meteen naar je bestuurder te gaan. Soms is dat ook gewoon de beste keuze. Voor onderwerpen waarvoor je binnen een bepaalde tijd moet laten weten wat je vindt, of onderwerpen waar je instemmingsrecht op hebt kan het bijvoorbeeld best een goed idee zijn om je direct tot de bestuurder te wenden. In de meeste gevallen zul je het onderwerp dan bespreken tijdens een overlegvergadering of, in het geval van een opleidingscommissie, bij een commissievergadering. Over hoe overlegvergaderingen gaan kun je hier meer vinden.
In andere gevallen kan het verstandiger zijn om te proberen steun te vergaren voor jullie standpunt. Een goede bestuurder baseert in de regel haar beslissingen niet alleen op de adviezen van een medezeggenschapsraad of opleidingscommissie. Een sterk medezeggenschap probeert dan ook niet alleen om haar bestuurder(s) te overtuigen maar ook andere stakeholders. Kun je andere lagen van de medezeggenschap meekrijgen? Lukt het om beleidsmakers, opleidingsdirecteuren en andere mensen waar jullie bestuurder mee praat van jullie standpunt te overtuigen? Hou er hierbij rekening mee dat al deze mensen wellicht andere belangen, ervaringen en standpunten hebben dan jullie. Probeer jullie argumenten zo veel mogelijk hierop af te stemmen. Dat maakt de kans groter dat jullie je standpunten succesvol overbrengen.
Voor de stakeholders geldt net zozeer als voor jullie dat zij niet zomaar jullie mening over zullen nemen, ook niet als de onderbouwing waterdicht is. Het helpt al als zij in het vormen van hun eigen visie jullie input meenemen. Bovendien is het voor jullie belangrijk om te weten uit welke hoeken je weerstand kunt verwachten en waar die weerstand op gebaseerd is. Wees dus niet ontmoedigd als je tegen onoverbrugbare meningsverschillen aanloopt. Zolang je netjes met elkaar omgaat hoeft dat geen probleem te zijn.
Jullie mening delen met jullie bestuurder(s)
Nadat jullie steun hebben vergaard binnen jullie onderwijsinstelling, faculteit of opleiding is het tijd om jullie visie met jullie bestuurder te delen. Op sommige instellingen is het de bedoeling dat je dit doet met een formele brief van jullie voorzitter waarin jullie uiteenzetten wat de mening of beslissing van de raad of commissie is, en waar deze mening op gebaseerd is. Ook als dit niet het geval is dan is het verstandig om iets op papier te zetten en dit met je bestuurder te delen. Het is namelijk belangrijk om het zo gemakkelijk mogelijk te maken om te begrijpen wat jullie willen en waarom dit een goed idee is. Als bestuurders niet weten wat de gevolgen zijn van een plan dan maakt dit ze er namelijk vaak huiverig over. Hoe meer je onduidelijkheid weg kan nemen, hoe groter de kans dat jullie je zin krijgen. Dit kan ook een goed moment zijn om eventuele bezwaren van andere stakeholders te benoemen en (indien mogelijk) te weerleggen. Voor uitgebreider advies over het opstellen van brieven kun je hier terecht.
Wat er gebeurt nadat jullie je standpunt gedeeld hebben is afhankelijk van de rechten die jullie op dit dossier hebben. Als je die rechten even kwijt bent dan kun je daar hier meer over vinden. Voor onderwerpen waar je instemmingsrecht op hebt moeten bestuurders zich in principe neerleggen bij jullie besluit. Er zijn wel mogelijkheden voor bestuurders om tegen jullie besluiten in beroep te gaan. Maar als jullie de eerdere stappen goed hebben uitgevoerd en jullie beslissing goed hebben onderbouwd dan is de kans groot dat jullie beslissing blijft staan. Als dit aan de orde is dan kun je daar hier verder advies over vinden.
Als je alleen advies- of informatierecht hebt dan is het aan de bestuurder om een beslissing te maken. Volgens de WHW is het de bedoeling dat bestuurders jullie voorstel met jullie bespreken voordat er een oordeel over geveld wordt. Dit geeft jullie de mogelijkheid om eventuele bezwaren vanuit de bestuurder te adresseren. Als je in de eerdere stappen goed onderzoek hebt gedaan naar de visies van stakeholders dan zou je op dit punt in staat moeten zijn om je goed voor te bereiden op potentiële bezwaren. Het is zaak om ervoor te zorgen dat de bestuurder de ruimte heeft om zich voor te bereiden op de discussie over dit onderwerp. In andere handreikingen wordt benoemd dat het heel redelijk is om tegen een plan te zijn omdat je niet de mogelijkheid hebt gehad om er onderzoek naar te doen. Dat geldt net zo goed voor bestuurders. Als zij niet de ruimte hebben om experts raad te plegen en zich in te lezen dan zullen veel bestuurders neigen naar een afwijzing van het plan. Ze dienen immers weloverwogen keuzes te maken. Voor verdere adviezen over de discussie met de bestuurder kun je hier terecht.
Als jullie je onderwerp goed hebben besproken met je bestuurder, en die de tijd heeft gehad om een weloverwogen beslissing te maken dan is het zaak om de bestuurder zover te krijgen dat deze zich expliciet aan die beslissing committeert. Dus zorg altijd voor duidelijke en bevestigde notulen! Het liefst wil je natuurlijk dat jullie voorstel aangenomen en geïmplementeerd wordt. In dat geval is het belangrijk dat de bestuurder concrete beloftes doet over de praktische uitvoering van het plan. Maar ook als de bestuurder niet mee wil bewegen in jullie voorstel dan is dat vaak een goede ontwikkeling. Als je als raad duidelijkheid hebt over waar je staat, dan kan je op basis daarvan ook beslissen wat de volgende stap is.
Na de beslissing van de bestuurder
Nadat de bestuurder een beslissing heeft gemaakt, zijn er nog een paar stappen te doorlopen. Als de bestuurder heeft ingestemd met jullie voorstel dan is het zaak om bij te houden of alle afspraken goed nagekomen worden en daar op termijn over te evalueren.
Als de bestuurder besluit om niet met jullie voorstel in te stemmen dan kom je als raad voor een keuze te staan. Je kan proberen om meer steun te vergaren binnen je instelling, faculteit of opleiding. Ook kan je de onderbouwing aanscherpen en het dan nog eens proberen. Als een bestuurder jullie plan al heeft afgewezen dan is dat wel een teken dat het lastig is om je bestuurder ervan te overtuigen dat jullie advies opgevolgd moet worden. Het kan daarom ook verstandig zijn om het betreffende onderwerp te laten gaan en jullie tijd te besteden aan een onderwerp met een hogere kans van slagen. Tot slot kan je ervoor kiezen om op minder vriendschappelijke wijze je doel na te streven. Het is niet vanzelfsprekend om conflicten aan te gaan met bestuurders. Maar als de rechten van de medezeggenschap niet gerespecteerd worden, de afwijzing van jullie voorstel slecht onderbouwd is of als je het onderwerp belangrijk genoeg vindt dan kan het goed zijn om dat wel te doen. Voor tips over verantwoordelijke en effectieve manieren om conflict aan te gaan kun je hier terecht. Let op: Als je overweegt om een beslissing van de bestuurder aan te vechten zorg dan dat je snel bent! Voor veel procedures zijn er formele deadlines.