Zowel medezeggenschapsraden en opleidingscommissies moeten met enige regelmaat met elkaar overleggen. Om ervoor te zorgen dat vergaderingen efficiënt verlopen is het handig om de volgende zaken mee te nemen.
- Zorg dat je voor elke vergadering een (technisch) voorzitter aanwijst. De voorzitter heeft een aantal verantwoordelijkheden:
- De agenda voorbereiden en ervoor zorgen dat iedereen van tevoren weet waar de vergadering over gaat.
- Ervoor zorgen dat de discussie op het onderwerp blijft dat besproken moet worden.
- Ervoor zorgen dat mensen niet door elkaar praten en dat de discussie ordelijke verloopt. Door bijvoorbeeld te beslissen wie er aan de beurt is om te praten.
- De tijd bewaken tijdens de vergadering. Hier hoort soms ook bij dat een discussie wordt afgekapt.
- Deze verantwoordelijkheden maken het belangrijk dat de voorzitter haar neutraliteit kan bewaren in het voorzitten.
- Zorg dat je voor elke vergadering een notulist (meestal de secretaris) aanwijst. De notulen kunnen helpen bij het voorkomen van misverstanden en zijn belangrijk voor het bijhouden van je archief. Daarnaast is het publiceren van notulen bij sommige instellingen verplicht. De notulist heeft een aantal verantwoordelijkheden:
- Notuleren wat er gezegd wordt tijdens de vergadering. Niet alles hoeft woord voor woord bijgehouden te worden. Maar er moet wel duidelijk zijn wat de meningen zijn en waarom.
- Bijhouden welke gezamenlijke beslissingen er zijn gemaakt door de raad/commissie.
- Een lijst met actiepunten (taken) bijhouden.
- Maak afspraken over het aanleveren en lezen van stukken vooraf aan de vergadering. Wanneer moet de voorzitter het weten als je iets op de agenda wil hebben? Wanneer moeten de stukken er uiterlijk zijn en wordt er verwacht dat iedereen zich ingelezen heeft? Hou er hierbij rekening mee dat medezeggenschappers het vaak druk hebben dus zorg ervoor dat je afspraken realistisch zijn.
- Zorg ervoor dat iedereen bij elk agendapunt goed voor ogen heeft met welk doel het wordt besproken. Moet er een beslissing gemaakt worden, een oordeel geveld worden of hoeven je raadsleden alleen maar geïnformeerd te worden? Door dit duidelijk te hebben kan je voorkomen dat je de vergadering afsluit zonder iets bereikt te hebben of dat je te lang doorpraat over iets waar geen gezamenlijke mening over gevormd hoeft te worden
- Hieronder staat een voorbeeld van een agenda met uitleg over de verschillende onderdelen die de agenda bevat (work in progress).
- Houdt tijdens het vergaderen rekening met het aantal deelnemers aan de vergadering. Bij een grote groep kunnen formele vergaderregels ervoor zorgen dat de vergadering veel soepeler lopen. Terwijl het bij een kleine groep meer in de weg kan zitten.